Uno de los procesos fundamentales de la Administración de Empresas (Planificación, Organización, Dirección y Control) es el la Organización.
Como destaca Francisco Santana en el blog Imaginactivo, una de las alternativas que tenemos para minimizar los costos, e incrementar nuestro margen de beneficios, es trabajar con la estructura (organización) de la empresa y cómo enfocar su dinámica operacional adecuadamente.
Una estructura que funcional y organizacionalmente sea compleja hace que el proceso productivo sea costoso. Así mismo, el desarrollar planes de trabajo utilizando datos teóricos que no reflejan la realidad de la empresa puede llevarnos a cometer graves errores que a la larga repercuten en el aspecto económico.
Es clave que la gerencia trabaje con datos confiables para tener la posibilidad de reducir los costos operacionales. Muchas veces los gastos imprevistos surgen como resultado de decisiones que fueron hechas sobre la base de informaciones o datos no reales.
El lograr una reducción inmediata de los costos operacionales puede lograrse con la estructuración adecuada de la empresa. A continuación les ofrecemos cinco (5) pasos para organizar su empresa (o Departamento) con un enfoque de costo-efectividad.
1.- BASE Organizacional (Definir las funciones -puestos- claves)
Hacer un análisis para determinar cuáles funciones son críticas e indispensables para operar la empresa o el departamento. Definir cuál es la estructura que sustenta la empresa y sin la cual no puedo operar.
2.- RECURSOS Operacionales (Determinar con qué cuenta la empresa)
Para ser efectivos tenemos que determinar con qué recursos cuenta la empresa y la capacidad de los mismos. Detrás de cada paso, función o actividad hay un RH (persona) que va a determinar que la estructura definida sea funcional o no (Cultura de Costos). No menos de un 45% de los costos operacionales tiene su origen en el área de RH.
3.- CAPACIDAD Tangible (Estrategia basada en la capacidad real de la empresa)
Crear un plan de trabajo y proyecciones de la empresa en función de la capacidad real de la misma, en todos sus renglones; incluyendo la capacidad de sus equipos. Las operaciones deben maximizarse en función de números que reflejen la realidad de la empresa no en valores teóricos. En la mayoría de los casos las empresas están operando en un 25-30 % por debajo de su potencial de eficiencia operativa real.
Una de las áreas de mayor oportunidad en la reducción de los costos operacionales está relacionada al manejo y uso de la materia prima. Más de un 30 % de los costos de producción están asociados a los materiales y su manejo en cada una de las etapas del proceso productivo (compra de materia prima, materiales en proceso, producto terminado e inventario).
5.- INTEGRACION y Simplificación (Adecuar la empresa a los tiempos)
Hacer un estudio de los procesos y procedimientos enfocándonos en la integración y simplificación de las actividades productivas. Se trabaja con la adecuación tecnológica de los procesos y con los cambios culturales dentro de la organización. En ésta etapa se busca la innovación y actualización de la empresa dentro del concepto de la mejora continua.
Estos cinco pasos se llevan a cabo sin necesidad de invertir y pueden, además de reducir los costos operacionales, aumentar la productividad y efectividad de su empresa. Otra ventaja indirecta es el desarrollo de una cultura de trabajo donde los procesos se hacen más dinámicos, flexibles y autosuficientes.
Antes de invertir en procesos complicados de adiestramiento, desarrollo y trabajo en equipo considere la alternativa que le presentamos. Es una manera fácil y sencilla de aumentar sus ganancias!
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